Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä

Hämeen lasten säätiö
Pyhäjärvenkatu 5 B
33200 TAMPERE
y-tunnus 2036652-8

 

2. Yhteyshenkilö

Marita Viertonen, asiamies
p. 044 299 0541
marita.viertonen@mll.fi

 

3. Rekisterin nimi

Yhteydenotto- ja apurahapyyntöjen rekisteri

4. Henkilötietojen käsittelijä, jolle henkilötietoja siirretään

Ei siirretä ulkopuolisille. Maksutietoja ja kirjanpitoaineistoa käsitellään Procountor-ohjelmistossa, joka ostetaan palveluna Accountor Oy:ltä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhteydenoton tai apurahahakemuksen käsittelyä varten.  Tiedot on saatu yhteydenottajan itse lähettämänä.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen yhteydenoton tai apurahahakemuksen käsittelemiseksi, apurahan maksamiseksi ja apurahan käytön selvityksen hyväksymiseksi. Apurahan maksutietoja käsitellään kirjanpitoaineiston yhteydessä. Niitä säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut umpeen. Yhteydenottolomakkeet ja hylätyt apurahahakemukset poistetaan, kun asian käsittely on päättynyt.

7. Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Yhteydenottolomakkeen tai apurahahakemuksen lähettäjät.

  • nimi ja sähköpostiosoite

Muita mahdollisia tietoja ovat hakijan itse syöttämät tiedot. Apurahan maksatusta varten tallennetaan maksutiedot.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujan ilmoittamat tiedot ja kirjanpidon tietokanta.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilön antamia tietoja käsitellään säätiön hallituksessa, kun yhteydenoton tai hakemuksen käsittely ja päätös sitä vaatii. Maksatukseen liittyvät rekis­teritiedot siirretään tarvittaessa määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Reki­steritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan ja ne ovat palautettavissa. Jos rekisteritietoja tulostetaan, ne tuhotaan asianmukaisesti heti käsittelyn jälkeen. Tulosteita säilytetään lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus

- pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeut­ta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;

- tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua niitä tietoja, mitä hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kir­jallisena rekisterin pitäjälle. Pyynnön voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen marita.viertonen@mll.fi tai kirjeitse. Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.

- niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

- tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 23.5.2018.